Vendredi 20 Octobre 2017
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Micromania dématérialise la gestion de ses contrats et de ses bulletins de paie avec Primobox
Micromania, spécialiste de la distribution de jeu vidéo, compte aujourd'hui près de 430 magasins en France et emploie plus de 1 500 collaborateurs. Soucieux d’industrialiser et de fluidifier ses flux RH de ses magasins, l'enseigne s'est tourné vers le digital et a adopté une solution dédiée.

Jusqu’alors créés au siège puis faxés aux magasins, les contrats de travail des collaborateurs étaient signés en points de vente, puis faxés à nouveau à la Direction des ressources humaines, ce qui engendrait des manipulations complexes, des coûts de traitement important et différentes erreurs. Une procédure lourde et coûteuse qui demandait à être modernisée et simplifiée. "Notre forte croissance nous a amenés à repenser la gestion de nos flux RH, explique Julie Alberto - Responsable Paie/ADP. Notre objectif étant de gagner en agilité, d’alléger les temps de traitement, mais également de sécuriser la relation contractuelle en nous assurant que l’ensemble des contrats soient bien signés afin d’éviter, par exemple, une requalification d’un contrat CDD en CDI. Au-delà de ces éléments, nous recherchions également une solution qui nous permettrait de passer aux bulletins de paie électroniques pour gagner en productivité dans la réalisation de cette tâche particulièrement chronophage". 

Après un benchmark de différentes solutions, Micromania a choisi Demat RH de Primobox. L'objectif étant de digitaliser le traitement de plus de 8 000 contrats par an, mais aussi de dématérialiser l’envoi de 2 000 bulletins de paie tous les mois et d'automatiser la mise à jour de la fiche du salarié.

Depuis, les collaborateurs accèdent chaque mois dans un espace personnel et sécurisé à leurs bulletins de paie qui sont archivés automatiquement et électroniquement. Le projet a été déployé en moins de deux mois. "Parfaitement intégrée à notre SIRH Sage HRM, Demat RH se positionne donc comme une brique stratégique de notre SI, ajoute Julie Alberto. Nous avons également fortement apprécié la disponibilité et la compétence de leurs équipes qui ont su travailler main dans la main avec notre intégrateur pour donner vie à notre projet tout en contenant les coûts associés".

Rapidement Micromania a pu constater les avantages de la solution dont :
  • un taux de retour de documents signés supérieur à 99% (contrats de travail, avenants, mutation), soit plus de 8 000 documents traités chaque année.
  • des temps de traitement plus rapides : les contrats sont signés dans la journée (délai moyen : 17h),
  • des gains de productivité significatifs pour les équipes du siège et en points de vente. La solution permet par exemple à chaque gestionnaire de gagner un jour par mois dans le traitement des contrats. 
  • une diminution du risque juridique et une forte baisse des litiges grâce au nombre important de contrats signés numériquement et à la réduction des délais de traitement.
Micromania envisage désormais d’étendre sa collaboration avec Primobox et d'automatiser la constitution électronique du dossier collaborateur.
Publié le lundi 25 septembre 2017
SQ 250-300
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