Vendredi 28 Avril 2017
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Peut-on enfin détruire les documents papier ? Locarchives répond à la question
Locarchives a profité du salon Documation pour présenter la nouvelle organisation de son offre autour de trois pôles d’activité (Services Documentaires, Tiers Archivage, Conseil) et animer deux ateliers sur la dématérialisation. L'un d'eux portait sur la numérisation fiable et destruction des originaux avec cette question en suspens : quelle stratégie mettre en œuvre pour optimiser votre gestion documentaire ? 

Hervé Streiff, Directeur Projet Solutions Digitales et Emmanuel Faure, Directeur Marketing étaient présents pour éclairer la lanterne des visiteurs sur ce sujet et répondre à leurs multiples questions sur la notion de numérisation fiable, la destruction des originaux papier (bientôt autorisée par la loi) et la mise en oeuvre d'une solution d'archivage électronique. Après une rapide mise en contexte, le cœur du sujet était de savoir sous quelles conditions les documents peuvent être détruits. Et les deux intervenants de Locarchives avaient un avis très clair sur la question : 

Il convient de prendre en considération plusieurs critères pour arbitrer :
  • D’une part, la nature des documents originaux, leur délai de conservation, puis de déterminer s’il s’agit d’originaux et l’analyse du risque. Pour un contrat d’un montant très élevé par exemple, il est préférable de conserver à la fois l’original papier et la copie numérique pendant toute la durée de conservation du document, afin de diversifier les risques. La copie papier d’une simple pièce justificative pourra, elle, être détruite une fois la numérisation terminée. Aussi, une destruction du papier n’est donc pas toujours souhaitable. Détruire, oui pourquoi pas, puisque le droit le permet, mais cette stratégie doit faire l’objet d’une solide analyse associée à une évaluation des coûts intégrés sur toute la durée de conservation.
  • D’autre part, la mise en œuvre d’un dispositif de numérisation fiable intégrant la préservation de l’intégrité après la numérisation, ce qui implique de :
  1. Définir un contexte de numérisation : centralisé (ex : atelier de numérisation) ou décentralisé (ex : Station de capture « au guichet »), numérisation de stock d’archives ou de flux de documents (courriers entrants...).
  2. Etablir les conditions techniques de la fidélité : qualification des documents à numériser et de la chaîne de numérisation, établissement d’une convention de numérisation, etc.
  3. Assurer la traçabilité de chaque opération du processus de numérisation.
  4. Pérenniser les copies numériques dans un véritable Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire et les pistes d’audit du processus de numérisation.
  
Publié le mardi 18 avril 2017
SQ 250-300
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